16/04/2014 - Informação unificada

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Programa do governo federal, o e-Social vai unificar o envio de informações trabalhista, previdenciária, tributária e fiscal

 

Uma nova obrigação legal vai movimentar a rotina de empregadores e, por consequência, dos trabalhadores em atividade no país, 71 anos depois que a Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) passou a ser a base da legislação trabalhista brasileira. Na nova fase, que entra em vigor este ano, todas as empresas deverão se adaptar ao e-Social (sigla para Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas), plataforma criada pelo governo federal para unificar, em meio eletrônico, o envio de informações de ordem trabalhista, previdenciária, tributária e fiscal.

Também conhecido como folha de pagamento digital, o e-Social tem como objetivos viabilizar a garantia de direitos previdenciários e trabalhistas aos trabalhadores brasileiros, além de simplificar o cumprimento de obrigações e aprimorar a qualidade de informações das relações de trabalho, previdenciárias e fiscais.

Quando estiver em pleno funcionamento, o sistema vai unificar e padronizar o envio de dados para o governo, evitando que as mesmas informações sejam encaminhadas para o INSS, a Receita Federal e os Ministérios do Trabalho e da Previdência. Isso quer dizer que obrigações acessórias (como Caged, Rais, Dirf e GFIP, por exemplo) serão substituídas pelo envio único e direto para o e-Social nacional, eliminando redundâncias e uma série de formulários e papéis.

O e-Social vai englobar obrigações mensais e anuais que, reunidas em um só ambiente, estarão disponíveis para que cada órgão acesse apenas as informações de seu interesse. Ao todo, serão gerados 44 arquivos diferentes e mais de 1,6 mil campos de informações já prestadas atualmente e acrescidas de novas, que passarão a ser exigidas.

“Um dos intuitos do e-Social é desburocratizar o processo, pois hoje as informações fornecidas pelo empregador são feitas via diversas declarações com temporalidade e layouts diferentes. Isso toma muito tempo e esforço, gerando informações repetidas e nem sempre confiáveis e coerentes”, explica a consultora do e-Social Online do Grupo Employer, Shirley Schade. Segundo ela, centralizar e padronizar os dados trará melhorias aos relatórios produzidos pelo governo, resultando em mais confiabilidade para a sociedade.

O e-Social também pode gerar mudanças na relação com os trabalhadores e seus representantes. Em um futuro próximo, as empresas devem se preparar para uma fiscalização muito mais eficiente. O sistema ainda reflete nos contratos de terceirização, que passam a ser detalhados. Hoje, as empresas que utilizam esse tipo de serviço não são obrigadas a informar ao governo que mantêm contratos dessa natureza. Porém, a partir do momento em que o e-Social se tornar obrigatório, será preciso detalhar no sistema dados referentes a esses contratos. Vale ressaltar, ainda, que até que todo o ciclo de inclusões do sistema se complete, será preciso investir em treinamentos, mão de obra e tecnologia.

Com isso, é possível que haja um aumento do custo contábil em 20% no primeiro ano. Para o contador Saulo César Cáus, o e-Social trata- se de mais uma obrigação acessória imputada ao empresário/empregador visando a autodenunciar o cumprimento e/ou o descumprimento da legislação trabalhista, previdenciária e tributária. Ele destaca que os empresários do setor de bares e restaurantes devem ficar atentos ao cumprimento da legislação.

“É comum, por exemplo, o empregador não cuidar da formalidade do aviso ao empregado, com antecedência mínima de 30 (trinta) dias. A partir de agora, além de comunicar ao empregado, deverá informar no e-Social, imediatamente, sob pena de incorrer em multa. Ou seja, não será possível ao empregador pedir ao funcionário para assinar o aviso de comunicação de concessão de férias com data retroativa. Outro exemplo, é que não bastará ter o atestado de saúde dos funcionários na admissão e na demissão. O empresário deverá cuidar do histórico da saúde de seus funcionários, as incidências de insalubridade e periculosidade”, afirma.

 

Vantagens do sistema

Quando for implantado em sua totalidade, o e-Social será obrigatório a todos os empregadores brasileiros, desde as grandes empresas aos empregadores domésticos. De acordo com o próprio governo, a criação do sistema abre um leque de benefícios se comparado à sistemática atual. Entre os defendidos pelo auditor-fiscal do Trabalho e coordenador do Grupo de Trabalho eSocial do Ministério do Trabalho e Emprego (GT-eSocial-MTE), José Alberto Maia, está a questão da arrecadação.

Em entrevista publicada no portal RH Mais (www. ig.com.br), o auditor explicou que, ao promover a melhoria dos processos das empresas (diminuindo a chance de erros e simplificando o cumprimento das obrigações), amplia-se o número de organizações em dia com tais obrigações legais. “Além do que, vai ser mais fácil detectar qualquer inadimplência. Será muito mais fácil impedir a ocorrência de fraude e de sonegação”, afirmou. Ainda de acordo com o auditor, isso acarretará, necessariamente, em uma diminuição da informalidade, o que vai ao encontro de um dos objetivos do projeto, que é aumentar a arrecadação via aumento da base, sem, necessariamente, onerar mais os empregadores.

 

Impactos

Porém, se em tese a ação apresenta uma série de vantagens, e mesmo que a adaptação ao novo sistema seja gradativa, o e-Social tem deixado muita gente de cabelo em pé. São muitas as dúvidas, principalmente, por parte das micro e pequenas empresas que, em muitos casos, não contam com pessoal e tecnologia suficientes para coletar e enviar os dados no tempo exigido. Preocupação que a consultora Shirley Schade refuta. Para ela, ao ser aplicado a todos os empregadores, independentemente do porte tributário, o impacto da implantação também será sentido por todos. “Como as empresas de menor porte, normalmente, terceirizam os serviços aos escritórios de contabilidade, talvez uma diferença esteja na dificuldade em repassar as informações de forma correta e dentro do prazo previsto para o envio do arquivo”, explica.

 

Por onde começar, afinal?

O quanto antes as empresas derem a largada, melhor. O primeiro passo é realizar a qualificação cadastral dos empregados. Para isso, já está disponível um aplicativo do governo federal que permite ao usuário verificar se o CPF (Cadastro de Pessoa Física) e o NIS (Número de Identificação Social ou NIT/PIS/PASEP) de cada trabalhador estão aptos para serem utilizados no e-Social. Basta acessar a ferramenta e informar ambos os dados, juntamente com a data de nascimento da pessoa em questão. O sistema fará uma verificação cadastral nas bases de dados do CPF e do CNIS (Cadastro Nacional de Informações Sociais) e o aplicativo devolverá o resultado da validação para o usuário, informando se há ou não divergências. Em caso de divergência nos dados informados, o aplicativo apresentará as orientações para que seja feita a correção.

Outra forma de antecipação (mais indicada às empresas de grande porte) é iniciar a adaptação dos sistemas institucionais para que eles passem a gerar arquivos com extensão XML, referentes a cada evento, e façam a transmissão. Vale lembrar que, para facilitar a adequação das empresas ao e-Social, o governo federal lançou, no dia 27 de dezembro de 2013, uma nova versão do manual de orientação, já disponível (www.esocial.gov.br/doc).

 

Dicas dos especialistas

Para auxiliar no processo de organização das empresas ao e-Social, o Grupo Employer, com matriz em Curitiba (PR), reuniu especialistas e formou uma equipe multidisciplinar para mapear o novo layout do projeto. Eles explicam que é importante entender a sistemática de adequação ao e-Social e suas três principais etapas: os eventos iniciais e tabelas contendo dados cadastrais dos funcionários, (preenchidos uma única vez); as informações trabalhistas não periódicas (admissão, demissão, afastamentos e atualizações de registro, por exemplo), que deverão ser enviadas quando houver necessidade e, por último, os eventos periódicos, como folha de pagamento, serviços tomados e prestados.

 

Fonte: Revista Bares & Restaurantes nº 96 *Matéria na íntegra disponível na edição impressa